Приобретение электронных билетов

Приобретение электронных билетов

Несмотря на то, что электронные билеты за последние годы стали обычным явлением, и большинство командированных сотрудников и организаций оформляют проездные документы именно в этой форме, тем не менее, неурегулированные вопросы документального подтверждения, учета и налогообложения расходов на проезд по электронным билетам ещё остались. О том, как правильно оформить приобретение электронных билетов для целей налогообложения, пойдет речь в данной статье.

 В настоящее время в России Приказами Минтранса РФ от 23.07.2007 № 102 и от 08.11.2006 № 134 установлены формы электронных билетов, которые применяются на железнодорожном транспорте и при гражданских авиаперелетах. В соответствии с этими приказами электронный билет или электронный проездной документ – это документ, который удостоверяет договор перевозки пассажира (и багажа – для авиаперевозок), и в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Приобрести электронный билет очень просто: достаточно зарегистрироваться на сайте компании-перевозчика или его агента и, следуя инструкциям, оформить заказ и оплатить его в режиме on-line, т.е. в режиме реального времени. Оплата билета может производиться одним из следующих способов: наличным или безналичным расчетом (в том числе с использованием корпоративной банковской карты), либо при помощи web-кошелька. Однако компании, осуществляющие пассажирские перевозки, не всегда предоставляют возможность использовать для оплаты электронных билетов все вышеперечисленные способы. Например, может отсутствовать актуальная для корпоративных клиентов услуга оплаты билетов платежным поручением со счета юридического лица – т.е. без использования банковской карты. Также в настоящее время законодательством РФ не установлено, какие именно документы должен предоставить при посадке перевозчик пассажиру, оформившему электронный билет. Компании-перевозчики устанавливают собственные правила приобретения электронных билетов. Например, «Правила онлайн бронирования» ОАО «Аэрофлот», не предполагают выдачи пассажиру документов, подтверждающих приобретение билета. При регистрации достаточно назвать код бронирования и предъявить паспорт. ОАО «РЖД» в соответствии со своими правилами заказа билетов через Интернет требует оформления бумажного билета. Вместе с тем, если пассажир прошел процедуру электронной регистрации на сайте ОАО «РЖД», то посадка и проезд в поезде осуществляется по документу, удостоверяющему личность пассажира, указанному в бланке заказа билета: бумажный билет при этом не требуется.

Электронные железнодорожные билеты включают электронный проездной документ и электронный контрольный купон. Электронный авиабилет состоит из электронных полетного, контрольного, агентского купонов и маршрут-квитанции. Электронные железнодорожные билеты и маршрут-квитанция электронного авиабилета содержат подробную информацию о  пассажире, маршруте и подробностях оплаты перевозки. В этой связи во время поездки их следует в распечатанном виде иметь при себе, поскольку они могут понадобиться, например, в  аэропортах для предъявления службам безопасности и прохождения паспортного контроля при полётах за рубеж в качестве доказательства наличия обратного билета, а также в иных случаях.

Пассажирам, направленным в командировки, требуется отчитываться перед бухгалтерией по произведенным расходам. Расходы на командировки признаются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового Кодекса РФ (далее – НК РФ) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Вместе с тем расходами в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Как уже отмечалось выше, согласно Приказам Минтранса РФ от 23.07.2007 № 102 и от 08.11.2006 № 134, документом, удостоверяющим договор перевозки пассажира (и багажа – для авиаперевозок), является электронный билет.

Пунктом 2 Приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 установлено, что маршрут-квитанция электронного билета в гражданской авиации должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете[1] или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут-квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Аналогично п. 2 Приказа Минтранса РФ от 23.07.2007 № 102 установлено, что электронный железнодорожный билет должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности билете[2] или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники, т.е. чек.

Прямое толкование вышеприведенных норм заставляет сделать следующий вывод. Для того, чтобы в целях налогообложения прибыли подтвердить расходы на приобретение электронного билета, требуется либо представить его бумажный аналог, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, либо, если маршрут-квитанция (для авиаперевозок) или железнодорожный билет оформлены не на бланках строгой отчетности, подтвердить расходы на их приобретение кассовым чеком. Несмотря на то, что в Приказе Минтранса РФ от 23.07.2007 № 102 отсутствует прямое упоминание о том, что для подтверждения оплаты пассажирских перевозок можно использовать иные, кроме кассовых чеков, документы, подтверждающие произведенную оплату, контролирующие органы, как правило, делают общий вывод о том, что оплата билета может быть подтверждена чеком или другим документом, подтверждающим произведенную оплату перевозки и оформленном на утвержденном бланке строгой отчетности (Письма Минфина от 10.02.2009 № 03-03-05/20, от 04.02.2009 № 03-03-07/3, Письмо УФНС по г. Москве от 15.12.2008 № 19-12/116256).

Минфин в Письме от 18.01.2010 № 03-03-07/2 конкретизировал, какими именно документами можно подтвердить в целях налогообложения прибыли расходы на оплату приобретения работником билета, оформленного в бездокументарной форме: это может быть чек ККТ при наличном расчете; слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты; подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведенной операции по оплате электронного авиабилета; другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если же оплата электронного билета производилась непосредственно от имени организации, а не ее командированного сотрудника, то документами подтверждающими оплату в зависимости от ее способа также могут быть платежные поручения (выписки из банковского счета), слипы, чеки электронных терминалов, платежные поручения при безналичном расчете и др.

Чтобы подтвердить факт осуществления поездки, необходимо представить оригиналы посадочных талонов (Письма Минфина от 18.01.2010 № 03-03-07/2, от 05.06.2009 № 02-06-10/2282).

Минфин в своих рекомендациях не раз выражал позицию, согласно которой, подтвердить расходы на оплату электронных билетов можно и иными, чем вышеперечисленные, документами, являющимися косвенным подтверждением осуществления затрат: это документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание в месте пребывания в командировке, и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке. Однако в таком случае все равно потребуется представить распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (Письма Минфина от 04.02.2009 № 03-03-07/3, от 21.08.2008 № 03-03-06/1/476, Письмо УФНС по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064113).

Кроме того, следует иметь в виду, что, согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации[3], первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский. В этой связи, если маршрут-квитанция авиабилета или железнодорожный билет были оформлены не на бланках строгой отчетности и на иностранном языке, то их требуется перевести на русский язык. Это может быть актуальным не только для организаций, направляющих сотрудников за рубеж, но и для организаций, командированные работники которых используют внутренние авиаперелеты: некоторые авиакомпании требуют оформлять билеты исключительно на английском языке. По мнению Минфина, достаточно перевести на русский язык только те реквизиты, которые необходимы для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций[4] (Письмо Минфина РФ от 14.09.2009 № 03-03-05/170): всю информацию, указанную в билете, переводить не требуется.

Что касается НДС, то в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в том числе по расходам на проезд работников к месту командировки и обратно. На основании п. 1 ст. 172 НК РФ указанные суммы НДС могут быть приняты к вычету при наличии счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком электронных билетов, а также после принятия их на учет при наличии соответствующих первичных документов.

О том, какими документами обосновать произведенные расходы на приобретение электронного билета, было рассказано выше. Счет-фактуру же, необходимый для получения вычета, можно запросить в офисах продаж компаний, реализующих электронные билеты - в таких случаях его, как правило, можно будет получить по почте. Кроме того, ряд компаний предоставляет услугу распечатки счета-фактуры, выставляемого при приобретении электронного билета, со своего официального сайта. Такие счета-фактуры уже имеют подписи руководителя и главного бухгалтера. Однако возникает вопрос о допустимости принятия к учету распечатанных уже с подписями указанных лиц счетов-фактур. Практика по данному вопросу на сегодняшний день отсутствует в доступных источниках. Кроме того, позиция налоговой и Минфина РФ относительно возможности принятия к учету счетов-фактур с электронно-цифровой подписью сводится к тому, что электронно-цифровая подпись счетов-фактур ни Налоговым Кодексом РФ, ни иными документами не предусмотрена и, вследствие этого, недопустима (Письмо Минфина РФ от 07.07.2009 № 03-07-14/63, Письмо ФНС РФ от 07.07.2005 № 03-1-03/557/11).

Если же счет-фактуру получить не удалось, то право организации на вычет НДС по приобретенному в командировочных целях электронному билету можно подтвердить и иными документами. В частности, к такому выводу пришел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.07.2006 № КА-А41/6528-06 по делу № А41-К2-22955/05 в котором судьи указали, что в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ требования по выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога выделяться не должна. Следовательно, вычитаемые суммы НДС по командировочным расходам могут подтверждаться не только счетами-фактурами, но и иными документами, а выделение в них суммы НДС отдельной строкой не является обязательным условием для принятия указанных сумм к вычету. Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.11.2007 № А33-9940/06-Ф02-8607/07 по делу № А33-9940/06, ФАС Центрального округа от 25.05.2007 по делу № А48-2510/06-8 и др.

Несмотря на то, что суды нередко принимают сторону налогоплательщика, отсутствие счета-фактуры, либо отсутствие выделенной отдельной строкой суммы НДС в документах, подтверждающих оплату проезда работника к месту командировки, все же содержит в себе риск получения отказа в вычете. Например, Минфин в Письме от 31.12.2008 № 03-07-11/391 выразил точку зрения, согласно которой, вычет суммы НДС по приобретенным железнодорожным билетам может быть предоставлен налогоплательщику только на основании счета-фактуры, либо на основании железнодорожного билета, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой. Также в Постановлении от 09.06.2006 № А29-13221/2005а ФАС Волго-Вятского округа суд отказал налогоплательщику в вычете НДС и прокомментировал, что при приобретении подотчетными лицами за наличный расчет проездных документов основанием для вычета НДС, уплаченного в составе стоимости услуг по проезду к месту служебной командировки и обратно, является сумма НДС, выделенная в проездном документе отдельной строкой. В этой связи сделать однозначный вывод о том, что принятие к вычету НДС по приобретенным командированными сотрудниками электронным билетам без наличия счета-фактуры либо без выделения суммы НДС отдельной строкой в подтверждающих документах не вызовет претензий со стороны налоговых органов, нельзя. Если претензии все же возникнут, то доказывать правомерность примененных вычетов, как показывает практика, придется в суде.

[1] Форма пассажирского билета, являющаяся бланком строгой отчетности, утверждена Приказом Минтранса РФ от 29.01.2008 № 15